Emailについて

はじめに

「Eメールって使いますか？LINEで良くないですか？」っていう人いるけど，いまのところEメールは絶対必要。メールの使い方，書き方の常識をしっかり身につけよう。LINEなどSNSのメッセージと同じような書き方をしてはいけない。

なぜEメールの使い方，書き方が重要かというと，それをわかっていないと失礼だとかマナー違反だとかいうことよりも，そもそも相手にメールが届かなったり読んでもらえなかったりする可能性が高いから。社会人は，1日何十，何百というEメールを受け取るが，その多くが迷惑メール。迷惑メールを含めたすべてのメールを読むことなど不可能なので，フィルタを使って迷惑メールを振り分けている。フリーメールからのメールや，基本的なお作法が守られていないメールは，迷惑メールと判定される確率が高くなる。

メールの書き方には唯一無二のルールがあるわけではないが，一家言ある人は多い。たとえば，挨拶など用件にかかわらないことは書かない方が良いという人もいれば，挨拶もなしに用件だけ書くのは失礼だという人もいる。あるいは，大学の教員の敬称は，「先生」じゃないとキレる人もいれば，「先生」と書くとキレる人もいる。面倒くさい話だが，相手によって柔軟に対応する必要があるというのは対面のコミュニケーションでも同じこと。ただ，「件名を適切に」，「本文冒頭に宛名を」，「まず名乗る」などは基本的なルールと考えて良い。

所属先のメールアドレスを使う

オフィシャルなメール (大学の授業関係や就職活動など)を送るときは，大学 (所属する組織)のメールアドレスから送る。フリーメール (yahooメールとか)やキャリアメール (@docomo.ne.jpや@ezweb.ne.jp，@softbank.ne.jp)からメールを送っても迷惑メールに振り分けられて届かなかったり，読んでもらえなかったりする可能性が高い。「知らない電話番号から電話がかかってきても怖いから出ない」のと同じ。所属先のメールアドレスを使い，差出人名を本名 (フルネーム)に設定しておくことは最低限必要。

書き方のルール

まず，形式的な要件として，以下の点に注意。

件名を必ず書く･･･簡潔でわかりやすい件名を書くこと。空白のままだとスパム・メールと判断される。
本文の冒頭に必ず宛名を書く･･･「○○様」，「○○先生」など。宛名がないと不特定多数に送信されたスパム・メールと判断される。
自分の所属・氏名を明らかにする…メールの最後に署名を入れている場合でも，最初に自分の所属・氏名を明らかにする。

また，Eメールの文章に特有のルールとして，以下の点にも気を配る。

一文ごとに改行する･･･「。」で一文が終わったら必ず改行する。また，一文が長く（全角35～40字程度以上）なるときには，文章の途中でも改行する。
段落の間は一行あける･･･Eメールでは空白の行で段落を区切る。段落のはじめを字下げする必要はない。
半角カタカナや機種依存文字を使わない･･･絵文字などは論外。

以上のルールに則って，授業に関する質問をするために教員の研究室を訪問したい旨を伝えるメールを書くと，次のような感じ。

    件名　　：　木曜3限　基礎経済学の授業に関する質問
    本文　　：

        ○○先生

        ××学部1年の○○　○○です。
        いつもお世話になっています。

        木曜3限の基礎経済学の授業を履修しています。
        □□□□□□に関して質問があるのですが，
        ○月△日15:00に研究室にうかがってもよろしいでしょうか。

        **********************
        ◇◇大学××学部
        ○○　○○
        **********************

注意点

大事なメールはパソコンで

スマホ操作に慣れている人は，携帯電話でもPCと同じようにメールを書くことができると思っているかもしれない。しかし，スマホを使ってメールを書くことは薦められない。誤字・脱字が増える可能性が高いし，画面が小さいとメール全体を眺めながら文章をチェックすることができないため，文章の構成がわかりにくくなりがちだ。緊急の場合を除いて，大事なメールはパソコンで書いて全体をチェックしてから送信するべき。

やりとりは必要最小限に

メールは，チャットのように何度もやりとりするものではない。相手からの返信が必要な場合には，なるべく相手が一度返信すれば完了するようにメールを書く。返信が来たときに，それに対してまた別の質問を返信するといったことは避ける。ただし，返信をもらったら簡潔なお礼のメールは送っておいた方が良いと思う (返信を受け取ったという確認の意味もある)。

送信する前に

Eメールは一度送信してしまうと取り消すことはできない。送信ボタンを押す前に文章に誤字や脱字がないか，内容がわかりにくくないかなどを確認する。また，メールを受け取る相手も暇ではないので，メールで聞くことが適切な用件であるかをもう一度よく考える。自分で調べればわかることや自分の責任で聞き漏らしたことなどを問い合わせるのは迷惑。間違いなく自分の評価が下がる。

頻繁にチェック

メールは常にチェックするのが基本。返信は忘れないようメールを読んだらすぐに行う。「メール見てませんでした」といういいわけは通用しない。大事な連絡を見逃さないように，スマホにも大学のアカウント (もしくはgmail)を登録しておこう。

大学のメールはだいたい二段階認証などのセキュリティ対策により使いにくいので，gmailに転送するように設定しておくと良い。gmailは設定さえすれば大学のアカウントを経由してメールを送信することも可能。複数アカウントの送受信を1カ所で管理できる。