Emailを書くときに気をつけたいこと
学生のみなさんはすでに就職活動や，友人，教員などとの連絡手段としてeメールを利用していると思います。Eメールはとても便利ですが，ルールやマナーを守った上で利用することが重要です。eメールは日常的に用いられるビジネス・ツールなので，そのルールやマナーを知らない人は，仕事ができない人と判断されてしまう可能性があります。良い仕事に就けるチャンスを逃してしまうことがないよう，普段からルールを守ってeメールを利用するよう心がけましょう。
また，コンピュータ・ウィルスの多くは，eメールやその添付ファイルを介して感染します。そのため，情報セキュリティに関する意識が高い社会人は，差出人名や件名が書かれていないメールを開いたりしませんし，もちろん返信したりもしません。そもそもそのようなメールは，スパム・メールのフィルタに引っかかって届かないことも多くあります。学生のみなさんがeメールに関するルールを遵守しなければいけないのは，メールを受け取る相手に悪い印象を与えないためでもあるのですが，それ以前に相手に確実にメールを読んでもらうようにするためでもあります。
一方で，インターネットで検索すれば，ビジネス・メールの書き方やマナーについてのページがたくさんヒットして，それぞれ書いてあることが違うことも多くあります。また，気になるポイントも人によって違うので，ここではどのような場合でも気をつけておいた方が良いことを説明します。
どうしても必要な場合を除いては，フリーメール（Yahoo!メールやHotmailなど）や携帯電話のキャリアメール（@docomo.ne.jpや@ezweb.ne.jp，@softbank.ne.jp）からメールを送るのはやめましょう。
最大の理由は，Yahoo!メールなどのフリーメールやキャリアメールは，差出人が誰であるのかを明確にできないからです。メールアドレスを見ても所属がわかりませんし，メールに名前が書かれていてもそれが本当の名前かどうかもわかりません。そのような匿名性を利用して，迷惑メールの多くはフリーメールやキャリアメールのアドレスから送られています。そのため，フリーメールやキャリアメールから送られてきたメールを開かないようにしている人もいます。
大学が発行したメールアドレス（@××××.ac.jp）であれば，確実にその大学の学生から送られてきたメールだということが相手にわかります。授業やゼミに関する連絡はもちろんですが，とくに就職活動など学外の社会人と連絡を取る際には，大学のメールアドレスを利用してください。
まず，形式的な要件として，以下の点に注意して下さい。
- 件名を必ず書く･･･簡潔でわかりやすい件名を書くこと。空白のままだとスパム・メールと判断される。
- 本文の冒頭に必ず宛名を書く･･･「○○様」，「○○先生」など。宛名がないと不特定多数に送信されたスパム・メールと判断される。
- 自分の所属・氏名を明らかにする…メールの最後に署名を入れている場合でも，最初に自分の所属・氏名を明らかにするのがマナー。
また，Eメールの文章に特有のルールとして，以下の点にも気を配って下さい。
- 一文ごとに改行する･･･「。」で一文が終わったら必ず改行する。また，一文が長く（全角35～40字程度以上）なるときには，文章の途中でも改行する。
- 段落の間は一行あける･･･Eメールでは空白の行で段落を区切る。段落のはじめを字下げする必要はない。
- 半角カタカナや機種依存文字を使わない･･･絵文字などは論外。
以上のルールに則って，授業に関する質問をするために教員の研究室を訪問したい旨を伝えるメールを作成してみましょう。
件名 ： 木曜3限 基礎経済学の授業に関する質問
本文 ：
○○先生
××学部1年の○○ ○○です。
いつもお世話になっています。
木曜3限の基礎経済学の授業を履修しています。
□□□□□□に関して質問があるのですが，
○月△日15:00に研究室にうかがってもよろしいでしょうか。
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◇◇大学××学部
○○ ○○
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スマホ操作に慣れている人は，携帯電話でもPCと同じようにメールを書くことができると思っているかもしれません。しかし，スマホを使ってメールを書くことは薦められません。誤字・脱字が増える可能性が高いし，画面が小さいため書いた後にメール全体を眺めながら文章をチェックすることができないからです。緊急の場合を除いて，大事なメールはパソコンで書くようにしましょう。
メールは，チャットのように何度もやりとりするものではありません。相手からの返信が必要な場合には，なるべく相手が一度返信すれば完了するようにメールを書いてください。返信が来たときに，それに対してまた別の質問を返信するといったことは避けましょう。ただし，お礼のメールは送っておいた方が良いと思います。
最近では携帯電話などを使って，どこからでも簡単にメールを送信できるようになりました。しかし，Eメールは一度送信してしまうと取り消すことはできないので，送信ボタンを押す前に文章に誤字や脱字，文法の誤りがないかを良く確認して下さい。また，メールを受け取る相手も暇ではないので，メールで聞くことが適切な用件であるかをもう一度よく考えてください。メールは手軽に送ることができるからといって，自分で調べればわかることや自分の責任で聞き漏らしたことなどを問い合わせるのは迷惑ですし，間違いなくあなたに対する評価は下がってしまいます。